A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma informatikai fejlesztései

Makai Judit <judit.makai@nkom.gov.hu>

NKÖM

A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma mint a kulturális ágazat informatikai fejlesztéseit koordináló szervezet fejlesztési koncepciójának lényege, a kulturális telematikai infrastruktura és szolgáltatások létrehozása.

CÉL: A kulturális örökség megőrzése, és a kor technikai színvonalán, a kornak megfelelő médián a hozzáférés biztosítása.

Kulturális intézmények működéséhez szükséges infrastruktúra – hw.sw applikációk szolgáltatásként való hozzáférésének biztosítása.

A kulturális tartalomszolgáltatások, létrejöttének támogatása,

Kulturnet és azon keresztül a kulturális tartalmak elérhetőségének biztosítás,

A fenti célok elérése érdekében az alábbi fejlesztések indultak:

1. A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma saját, felügyelt intézményei, illetve a többségi tulajdonú közhasznú társaságok gazdálkodását támogató integrált informatikai rendszer bevezetését kezdte meg. - PIR rendszer –

2. Kialakításra került a kulturális ágazat WAN hálózata, az NIIF hálózatán belül un. VPN-ként. Valamennyi intézmény és többségi tulajdonú Kht részére biztosítottuk a WAN adathálózati kapcsolatokat és IP szolgáltatást. A külföldi kulturális intézetek az AT&T kapcsolt hálózatán keresztül kapcsolódnak a hálózathoz.

3. Megállapodást kötöttünk az NIIF Irodával amelynek lényege, hogy az ágazat nem kíván önálló hálózati infrastrukturát kialakítani, hanem lehetőség szerint az NIIF bázisát használja, bővíti, ill. a digitális kulturális tartalmakat ezen keresztül teszi hozzáférhetővé.

4. Egységes Statisztikai rendszer - Kulturális Statisztikai Adatbázis - kialakításának koncepciója. A szatisztikai jelentő lapok - OSAP jelentő lapok - tartalmilag felülvizsgálatra kerültek, és formailag egységesítettük, informatikai feldolgozásra és WEB-es kitöltésre alkalmassá tettük. -

5. Egységes Múzeumi nyilvántartási rendszer kialakításának koncepciója a miniszteri rendelet és a jelenlegi helyzet felmérése, valamint szakmai konzultációk alapján körvonalazódott.

6. Nemzeti Audiovizuális Archívum – NAVA - A mozgóképek, a hangzó anyagok és a hozzájuk kapcsolódó ismereteink kulturális örökségünk részei. A magyar kulturális örökség audiovizuális részének megőrzése és a nyilvánosság számára való hozzáférhetővé tétele az archívum létrehozásának célja.

7. Digitális Levéltár - terv - a digitális aláírás jogi szabályozása megteremti a lehetőségét a csak digitálisan létező dokumentumok hiteles iratként, okmányként való elfogadásának. Ennek következményeként a digitális okmányok irattározását és a levéltári kezelését is biztosítani kell.

PIR

A Nemzeti Kulturális Örökség Minisztériuma a Minisztérium és felügyelt intézményei, illetve a többségi tulajdonú közhasznú társaságok gazdálkodását támogató integrált informatikai rendszer – továbbiakban PIR rendszer - kialakítását kezdte meg. terveink szerint 2001. december 31.-ig kerül sor valamennyi intézménynél a SunSystems rendszerre alapozott integrált informatikai rendszer bevezetésére, melyet a projekt során Pénzügyi Információs Rendszer (PIR)-nek neveztünk el.

A rendszer egy központi szervergépre – gépekre - telepítve működik, amelyet az intézmények, un. virtuális privát hálózaton (VPN) keresztül érnek el.

A szükséges hálózati hozzáférést a Nemzeti Információs Infrastruktura Fejlesztési Program (NIIF) keretében minden intézménynek, kht.-nak biztosítjuk a meglevő NIIF hálózati kapcsolatok sávszélességének bővítésével, illetve további végpontok kiépítésével. A PIR VPN biztosítja, hogy a VPN-ben továbbított információhoz a nyilvános hálózatról (pl. Internet felől illetve az NIIF hálózat felől) ne férjenek hozzá.

Ennek jogi kereteit az NIIF-NKÖM között létrejött megállapodás teremtette meg.

A szerver és a hálózat központja az NIIF Victor Hugo utcai számítóközpontjában kerül elhelyezésre, illetve kialakításra. A rendszert az InterSoft Hungary Kft. szakemberei fogják üzemeltetetni, a VPN-t pedig alvállalkozóként az NIIF hálózatot és a kormányzati hálózatot is üzemeltető MtaSztaki.

A rendszer az eredeti tervek szerint 41 helyszínt érintően valósul meg, de ez mára 51-re módosult. (32+3 intézmény, +4 telephely és 12 Kht)

A PIR rendszer a gazdálkodás alábbi területeire terjed ki.

A PIR rendszer részeként kialakításra és bevezetésre kerülő modulok közül a következőket javasoljuk kötelezően használandónak:

Költségvetés tervezése:

Tartalma: - a minisztérium és intézményei közötti kommunikáció gépesítése

• a tématablók elkészítése

• az intézményi elemi költségvetés elkészítésének támogatása

• az elemi előirányzatok automatikus megnyitása alábontva ( forrásonként, szervezeti egységenként, stb.) a főkönyvben,

• intézményi indoklapok, előirányzatokkal kapcsolatos kimutatások elkészítése

• előirányzat módosítások kezelése

• költségvetési beszámoló (K11) elkészítése

Kötelezettségvállalás és kapcsolódó funkciók:

Tartalma: - kötelezettségvállalások tételes rögzítése

• keretfigyelés, keretközlők készítése

• kötelezettségvállalások egyes (érvényesítés, utalványozás) fázisainak kezelése, jogosultságok figyelése

• kötelezettségvállalások által generált főkönyvi tranzakciók automatikus könyvelése

• átutalási megbízások, vagy utalványrendeletek nyomtatása

Pénzügyi funkciók:

Tartalma: - kincstári elszámolások kezelése, KTK kód egyeztetések,

- átutalási megbízások nyomtatása

• egyéb banki elszámolások, pl. lakáskölcsönök elszámolásának támogatása

• pénztári tranzakciók kezelése több devizanemben, sorszámozott pénztárbizonylatok és pénztárjelentések készítése, előlegek elszámolásának támogatása, kiküldöttek elszámoltatásának támogatása

• szállítói és vevői folyószámlák kezelése, korosító listák készítése, automatikus kipontozások a folyószámlákon, felszólító levelek nyomtatása,

Főkönyvi modul és analitikus nyilvántartások

Tartalma: - főkönyvi könyvelés biztosítása zárt rendszerben

• időszaki beszámolók elkészítése

• előirányzatok és teljesülések figyelése

• ÁFA analitikák készítése

• vezetői információk biztosítása

A következő modulok bevezetését javasoljuk az intézmények döntésétől függővé tenni:

Tárgyi eszköz modul

Tartalma: - tárgyi eszközök egyedi nyilvántartása

• értékcsökkenés automatikus számítása és könyvelése

• tárgyi eszköz leltárak támogatása

Számlázás:

Tartalma: - kimenő számlák készítése a jogszabályoknak megfelelő módon

• kapcsolat az analitikus nyilvántartásokkal

Raktárgazdálkodás:

Tartalma: - a raktári készletek egyedi nyilvántartása,

• bizonylatok készítése a raktári mozgásokról

• leltározás támogatása

Vezetői információrendszer támogatása – jelenleg tervezési szinten -:

Tartalma: - pénzügyi- gazdálkodási adatok átvétele a PIR-ből

- Bérszámfejtésből (TÁKISZ BÉR) és a HR modulból adatátvétel

• kapcsolat az analitikus nyilvántartásokkal

• Kapcsolat a statisztikai rendszerrel

• adatbányászat

A felsorolt modulok bevezetése a jelentős törzsadatállományok pl. eszközök, cikktörzsek, stb. miatt meglehetősen nagy terhet jelenthet az intézmények számára, hisz ezek betöltése a rendszerbe csak megfelelő előkészítés és ellenőrzés után történhet meg.

A megvalósuló rendszer sematikus ábrája:

Egységes számítógépes Múzeumi nyilvántartás

A jelenlegi jogi szabályozás szerint 2003. december 31-ig minden múzeumban ki kell alakítani a gyűjtemények számítógépes nyilvántartási rendszerét.

A múzeumi nyilvántartással kapcsolatos hazai és nemzetközi projektek tapasztalatait összegezve az alábbi feladatokat határoztuk meg.

1. Egységes számítógépes nyilvántartás kialakítását, amely valamennyi gyűjteménytípus rögzítését egy rendszeren belül valósítaná meg, nem ésszerű célul kitűzni. Ugyanakkor a számítógépes nyilvántartásnak meg kell felelnie a jelenleg érvényes egységes szabályozás követelményrendszerének.

2. Számítógépes nyilvántartást minden múzeumra vonatkozóan csak akkor célszerű elrendelni, ha annak tárgyi és személyi feltételeit mind a bevezetés, mind az üzemeltetés során biztosítani tudjuk mindenkinek.

3. Az előzőekből következik, hogy a számítógépes nyilvántartással már rendelkező múzeumok, választhassák azt a megoldást is, hogy a miniszteri rendeletnek megfelelő szabvány szerint átalakítják, kiegészítik saját nyilvántartási rendszerüket.

4. Aki akarja, az választhassa a rendeletnek megfelelő manuális nyilvántartást is.

5. Be kell indítani egy projektet, amelynek eredményeként egy, a rendeletnek és a szabványnak megfelelő nyilvántartást kell kifejleszteni. A projektet az NKÖM finanszírozza.

6. Az új nyilvántartást a múzeumok vagy saját eszközeiken működtethetik, vagy a kulturális közműszolgáltatás részeként vehetik igénybe.

7. Az új számítógépes nyilvántartási rendszer kidolgozására és a kulturális közműszolgáltatás részeként működő nyilvántartás üzemeltetésére pályázatot kell kiírni.

A fentiek megvalósítása érdekében súlyponti kérdés a Szabvány, továbbá ahhoz kapcsolódóan egy Ajánlás megalkotása.

A szabvány célja olyan informatikai elvek rögzítése, amelyeknek meg kell felelniük mindazon rendszereknek, amelyeket a muzeális intézményekben, a rendeletben szereplő határidő, 2003. december 31. után nyilvántartási célra használni fognak. A szabványnak a jelenleg érvényes nyilvántartási szabályzat tartalmi követelményeire kell épülnie, kiegészítve mindazokkal a sajátosságokkal, amelyek egy modern számítógépes informatikai rendszertől elvárhatók. A szabvány célja továbbá, hogy a muzeális intézményekben olyan nyilvántartási rendszerek kerüljenek bevezetésre, amelyek képesek arra, hogy országos hálózatban, a rendeletben meghatározott célok (nyilvántartás, kutatás, tudományos ismeretterjesztés, oktatás) szerint adatokat szolgáltassanak.

A szabvány hatóköre minden muzeális intézményre kiterjedne.

Az ajánlás célja olyan elvek rögzítése, melyek a szabványon túlmenően formalizálnák az egységesítést célzó elveket.

Statisztikai rendszer

A statisztikáról szóló 1993. évi XLVI. törvény szabályozza a statisztikai adatgyűjtéseket.

Jelenleg statisztikától függően más-más helyen és módon történik a kérdőívek gyűjtése, feldolgozása. Az egyes feldolgozó helyek külön készítenek a feldolgozott adatokból kiadványokat. Az NKÖM csak összesített adatokat kap, amely megnehezíti az összesítéstől eltérő információk megszerzését. Egyes kérdőívek tartalmilag is elavultak, így szükséges ezek felülvizsgálata.

A fenti helyzetet figyelembe véve szükségessé vált egy egységes, korszerű rendszer kidolgozása, amely magában foglalja a kérdőívek tartalmi és formai felülvizsgálatát; az adatgyűjtő rendszer és a kiadványkészítés átdolgozását.

Ez a folyamat kezdődött el a közművelődési statisztika megújításával. Célszerűnek látszik, hogy erre a kérdőívre készüljön el első fázisban az új adatgyűjtési eljárás.

Követelmények

• Kezelni kell az egyes statisztikák változatait

• Az elemi szintű adatok tárolására országos adatbázist kell létrehozni

• A kérdőíveket WEB oldalon is ki lehessen tölteni

• A statisztikai adatok gyűjtését, rögzítését feldolgozó központokban kell elvégezni.

• A feldolgozó központnak tudnia kell, hogy ki választja az internetes, illetve a hagyományos papír alapú adatszolgáltatást.

• A kérdőívek kitöltöttségi állapotáról tetszőleges időpontban információt kell adnia a rendszernek (évente, statisztikánként hány intézménynek kell jelentenie; ebből hányan jelentenek Interneten, hányan papíron, hányan tettek eleget jelentési kötelezettségüknek).

• Az Interneten jelentők számára lehetőséget kell biztosítani az adataik kinyomtatására.

• Adatrögzítés esetén jelszóval kell védeni az Internet hozzáférést.

• Az egyes statisztikákhoz adatszolgáltató típusokat kell rendelni. Tehát, ha egy könyvtár bejelentkezik, akkor a rendszernek tudnia kell, hogy milyen statisztikai adatlap tartozik hozzá.

• A közművelődési statisztikának és a közművelődési intézmények információs rendszerének kapcsolatban kell állnia (átjárhatóságot kell biztosítani).

• Az elemi szintű adatokhoz olyan lekérdező rendszert kell megvalósítani, amelynek kezelését bármely felhasználó könnyen meg tudja tanulni.

• A statisztikai adatokból készült kiadványokat bármely felhasználó, illetve a nyilvánosság számára elérhetővé kell tenni.

Folyamat leírása

Az adatszolgáltatókat alapvetően három csoportba sorolhatjuk:

• Papír alapon szolgáltatnak adatot – Postai úton kapja meg a kérdőívet, kitölti, majd visszaküldi postán a feldolgozó központnak.

• Vegyes adatszolgáltató – Letölti a papír alapú (word file) kérdőívet, kitölti, majd begépeli az adatokat a rendszerbe.

• Elektronikus adatszolgáltató – Bejelentkezik a rendszerbe, és kitölti a kérdőívet.

Az összesítéseket – nem csak megyei, hanem egyéb statisztikai feldolgozások tábláit is - célszerű tárolni, mert ez nagymértékben gyorsítja az adatok lekérdezési idejét.

Az összesített adatokhoz Internetes hozzáférést is kell biztosítani (nyomtatási lehetőséggel).

A feldolgozó központok a következők:

MAMI, OSZK, KÖI, Országos Levéltár, NKÖM – Informatikai Főo.

A rendszer felépítése

A statisztikai adatgyűjtő rendszerrel szemben támasztott elsődleges követelmény, hogy Interneten keresztül működjön. Ennek megfelelően a rendszert elosztott, három rétegű architektúrában terveződik. A megoldás egy web-es alkalmazás szerverre épül, amelyhez az adatbázis szerver is kapcsolódik. Az alkalmazás szerver egyben web szerver funkciókat is ellát, azaz a web-ről érkező kéréseket is kiszolgálja. Az alkalmazás szerver a bejelentkező adatszolgáltató típusának megfelelő statisztikai adatlapokat állítja elő, valamint elvégzi a statisztikákhoz kapcsolódó esetleges adat ellenőrzéseket, illetve ha a kitöltés befejeződött, az adatokat elküldi az adatbázis szervernek.

A rendszer méretének függvényében az alkalmazás és adatbázis szerver futhat egy számítógépen is, de nagyobb adatigény esetén célszerű külön gépekre installálni a jobb skálázhatóság érdekében.

A megoldás lehetővé teszi, hogy a rendszert teljes egészében egy helyről lehessen üzemeltetni, felügyelni illetve menedzselni, ami jelentős költségmegtakarítást eredményezhet.

Illeszkedés a közművelődési intézmények információs rendszeréhez

A statisztikai adatgyűjtő rendszer korszerűsítése mellett a közművelődési intézmények információs rendszere is változások előtt áll. Kézenfekvő igény, hogy a két rendszer között kapcsolatot kell kiépíteni.

A kapcsolat mélységének meghatározásához szükséges az információs rendszer bővebb ismerete. Meg kell vizsgálni, hogy hogyan lehetne azonos adatszolgáltatói adatbázist használni.

Illeszkedés a PIR rendszerhez – az NKÖM intézményei és többségi tulajdonú Kht-k esetében.

A jelenleg fejlesztés ill. bevezetés alatt álló PIR rendszer vezetői információrendszere érdekében a PIR-es intézményi kör adatait várhatóan bővíteni kell. Ennek egy lehetséges módja, a statisztikai jelentő laphoz un. pótlap rendelése.

Biztosítani kell a statisztikai adatok átadását a PIR információs rendszerébe.

NAVA

A mozgóképek, a hangzó anyagok és a hozzájuk kapcsolódó ismereteink kulturális örökségünk részei. Különböző elemeinek megőrzésére, rendszerezésére már számos részleges kezdeményezés született, elsősorban a műsorszolgáltatók esetében. A műsorszórás útján terjesztett audiovizuális tartalom rohamos szaporodása, a digitális feldolgozási és tárolási technikák fejlődése és nem utolsó sorban csak digitálisan létező tartalmak térhódítása, valamint a hálózati hozzáférések lehetőségének robbanásszerű kitágulása új helyzetet teremtett. Nagyon sok megőrizni való tartalmunk van, ám a szétforgácsolt, technikailag korszerűtlen tárolás miatt és az elérést segítő métaadatok és katalógus nélkül a globális hálózati világban ezek a kincsek elvesznek az információtengerben.

A magyar kulturális örökség audiovizuális részének megőrzése és a nyilvánosság számára való hozzáférhetővé tétele általános érdek, és ez az intézmény létrehozásának célja.

Szükséges az audiovizuális tartalom korszerű, koncepciózus és rendszeres mentése;

Szükséges annak hatékony támogatása, hogy e tartalmakat megtalálhassuk, tehát célszerű olyan (a nemzetközi szabványokkal és gyakorlattal összhangban álló) egységesítő katalógusokat és szótárakat kialakítani, naprakészen tartani, ami a szabványosítás előnyeivel összefüggővé és áttekinthetővé tehet számos önálló archívumot is.

“A nyitott szabványokra épülő és ennek megfelelően átjárható textuális és audiovizuális digitális archívumok és egyben metaadatbázisok kulturális áttörést, a tudáshoz és hagyományhoz való eddig nem ismert hozzáférést teremthetnek meg. A tartalomhoz való hozzáférés természetesen különböző hozzáférési jogosítványokat biztosíthat különböző felhasználóknak. Az ilyen archívum a XXI század globalizált médiavilágában a nemzeti önazonosság, a kulturális identitás és önazonosság fontos hordozója.”

A NAVA gyűjtési köre az alábbi egymással szorosan összefüggő körre és technológiára terjed ki:

- különböző technológiákkal megőrzött audióvizuális dokumentumokra és adatokra, illetve az azokra vonatkozó digitalizált adatok gyűjteményére,

- kontextuális információk és nyitott szabványokon alapuló metaadatbázisra.

Ez megfelel az EU ajánlásokban megfogalmazott szabványoknak, elveknek, mely szerint az audióvizuális alkotások védelmét a rájuk vonatkozó köteles példány törvény bevezetésével biztosítják. A NAVA létrehozásával Magyarország kulturális téren jelentős mértékben erősíti illeszkedését az EU-hoz.

Alapkérdés a NAVA archívum tartalmának meghatározása, és a köteles példány szabályozás hatálya alá eső dokumentumok tartalmának meghatározása.

A NAVA feladatát három (+1) alapfogalom írja le:

Gyűjtés

Archiválás

Közhasznú hozzáférés biztosítása

(kereskedelmi hozzáférés biztosítása)

Az alapfunkciók ellátásához elég a nyilvános könyvtár státusz és a kötelespéldány rendelet módosítása.

A szerzői jogok problémát jelenthetnek.

A NAVA tervezésénem és működésének módszertani és szabványteremtő szerepe kell, hogy legyen.

Az audiovizuális objektumok közgyűjteményi nyilvántartási, archiválási, feldolgozási és a közhasznú hozzáférést biztosító szabványának kialakítása sürgető feladat.

A visszamenőleges feldolgozás anyagi kérdés.

Digitális Levéltár

Digitális Levéltár - terv - a digitális aláírás jogi szabályozása megteremti a lehetőségét a csak digitálisan létező dokumentumok hiteles iratként, okmányként való elfogadásának. Ennek következményeként a digitális okmányok irattározását és a levéltári kezelését is biztosítani kell.

Feladatok:

• jogi szabályozás: elektronikus iratok kezelésének szabályozása, Levéltári törvény módosítása.,

• Digitális Levéltár létrehozása.

Budapest, 2001-03-05 Makai Judit