Tudásközpontú gazdasághoz igazodó könyvtári és információs stratégia


Horváth Zoltánné <horváthm@iqsoft.hu>

IQSOFT Rt



Környezetünk minden ember által létrehozott eleme az emberi tudás explicitté válásának bizonyítéka. Ugyanakkor egyik elemről sem mondható, hogy egy ember tudásának köszönheti létrejöttét, tehát a tudáskezezelés, a tudásmegosztás egyidős az emberi intelligenciával. Egyik alkotás sem foglalja magában, vagy tükrözi a teljes emberi tudást, ugyanez elmondható a különféle - köztük a számítógépes - rendszerekről is. Ez a tényező az információ- és tudáskezelés folyamatában megmutatkozó küzdelmeinkben mindennap tapasztalható. Fontos tehát, hogy az információ- és tudás létrejöttének, megosztásának, használatának és újraelőállításának integrációjában megtaláljuk azt a szinergiát, amellyel az eredményként létrejövő rendszer több, mint az egyes elemek összessége. E szinergia megteremtésének eszközét a knowledge management (KM), vagy tudásszervezés, tudásgazdálkodás megvalósításában látják azok a szakírók, akik korunkat információs társadalomnak, vagy a tudás társadalmának nevezik.


Mi a probléma?


A tudomány és a kultúra munkásai számára az e-gazdaság, a globalizáció és a versenyhelyzet nem hozott olyan megrendítő változást – jó és rossz oldalról egyaránt - mint a gazdasági és üzleti világban. A kutatók, tudósok, egyetemisták, művészek folyamatosan foglalkoznak a tudás előállításával, megosztásával, újrafelhasználásával, publikálásával (ld. könyvtárak, múzeumok, kiállítások stb.). Az internet gazdaságban a vállalati szféra most szembesül azzal a nyilvánossággal az Internet és web technológiának köszönhetően, amely komoly követelményeket támaszt az ott szereplőkkel szemben – az e/gazdaság üzleti lehetőségei mellett. A nagy nyilvánosság előtt – a nem alkotói tehetséggel vagy tudattal megáldott ember – félelemmel és szorongással áll, mert az interneten publikált hírek és közlemények milliók számára hozzáférhetőek – a kiadói szakértelem értékelő, kritikai szűrése nélkül.


Az üzleti világban állandó tényezővé vált a versenyhelyzet, amelyben a vállalatok arra kényszerülnek, hogy szolgáltatásaikkal, termékeikkel, és az ezekről szóló információkkal és ismeretekkel előnyt szerezzenek a hasonló paraméterekkel megjelenőkkel szemben. A globalizáció nagyobb mozgásteret jelent a vállalatoknak, ugyanakkor folyamatosan erősíti a nemzetközi verseny szorítását a termékek és szolgáltatások, a piaci részesedés oldaláról, és számos váratlan tényező jelenik meg a nyereségért folytatott küzdelmekben:

stb.


A globalizáció az internet kommunikációs lehetősége nélkül lelassítaná a földrajzilag elkülönült vállalatok működési folyamatait. A nyitottság új jelenségeket okoz a nyelvi, kulturális, kommunikációs, technológiai különbözőségek miatt, ugyanakkor a kulturális autonómia, a nyelvi sokszínűség igénye mellett jogos a törekvés a viszonylagosan független elemek kapcsolódására, integrálására (pl. több nyelvű WEB oldalak szerkesztése, automatizált fordítás, adatformátumok konvertálhatósága, adatszótárak, vállalati szintű taxonómiák, stb.) a különböző tudás megnyilvánulások integrálására.

A vállalati tudás összegyűjtésének (lajstromozásának) igénye az adott pillanat legjobb gyakorlatát (best practise) összefoglaló szabályzatokban ölt testet, nem véletlen, hogy a vállalatok zöme ezek feldolgozásával, digitalizálásával és megosztásával kezdik a vállalati tudásvagyon szisztematikus kezelését.


Mi a megoldás? A KM négyesfogat


Az üzleti dinamizmus folyamatos megújulást kíván, ezért a vállalatok körében kialakult a folyamatos tanulás és továbbképzés, valamint a változásmenedzselés követelménye (tanuló vállalat). A dokumentált, publikált információk mellett megnőtt a fontossága a még nem publikált, vagy valamely nyilvánosság elé még nem került (implicit, tacit) tudásnak és az un. szürke irodalomnak. Vállalati tudáson nem csak a helyi szakértők intellektuális, képzettségi, gondolkodási stb. erősségeinek együttesét értik a szakírók, hanem mindazt a vállalati eredményt, amely valamely jelentős szellemi tevékenységnek köszönhető (folyamatleírás, szabályozás, termékfejlesztés, kutatási eredmény) és elsajátítása a gazdaságos, magas szintű és szabályozott üzleti tevékenység ellátásának feltétele.


A soktényzezős feltételrendszer négy alapvető sikertényezőben foglalható össze:

  1. Stratégia

  2. Humán tényező

  3. Alkalmas szervezet

  4. Információtechnológia















Az információs és/vagy tudás társadalmának újdonsága, hogy a stratégiai tervben jelentős szerepet kap a vállalati információ- és tudáskezelés, hiszen az adott emberi tudás az a költséghatékony tényező, amelynek a megújulási és innovációs folyamatokba való bekapcsolása alapfeltétele bármely fejlesztésnek. Súlya könnyen mérhető szakértőink tudásának újraelőállítási költségeivel, vagy hiányának következményeivel.

A kiemelkedés kulcstényezőinek feltárásához kulcsemberekre, adott célra alkalmas (kulcs)szervezetre, hatékony folyamatokra és magas szintű technológiai háttérre van szükség. Az egyes tényezők önmagukban nem hozzák meg a kívánt eredményt, ha nem épülnek be a vállalat stratégiai rendszerébe vezetői támogatással, a szerepek és felelősségek tisztázásával, megfelelő ösztönzői rendszer kialakításával, a szükséges feltételrendszerrel és a folyamatos információáramlást biztosító kommunikációs eszközökkel.

Hogyan illeszkedik a digitális, vagy elektronikus könyvtár a vállalati tudáskezelési stratégiához?


Az új gazdaság, az elektronikus gazdaság, vagy tudásalapú gazdaság fenti kihívásaira nem tud választ adni sem egy vezető, sem egy kiemelt szervezet, sem egy kiemelt munkatárs önmagában, de a szervezet szintjén megvalósuló stratégiai célkitűzés alapján, a lebontott feladatokkal és felelősségi szintekkel, megfelelő információ- és tudásmenedzsment szisztémákkal megteremthető a tudásalapon működő vállalat és a tudásközpontú gazdaság.

Az un. tanuló szervezet vagy tudásorientációjú menedzsment gyakorlatában folyamatosan változik a stratégia a feladatkörnek legjobban megfelelő megoldások kifejlesztése, azok dokumentálása és szabályként való kezelése érdekében. A legjobb megoldás keresése és megvalósítása természetesen a versenypiacon való előrehaladás és a gazdasági haszonszerzés érdekében történik. Az információ (gyűjtés, rendszerezés, terjesztés) és a tudás tehát - a felhasználás szervezettségének biztosításával, az új tudás létrehozásának igényével kiegészülve - kemény, megfogható gazdasági érdekeltséget jelent, vagyis mérhető és értékelhető.

A vállalati könyvtár, vagy egyéb helyi információs menedzsment (információs bróker, információkutató, információszervező stb.) nem kultúrális missziót teljesít, hanem be kell illeszekednie a vállalat feladatrendszerébe. Ha nincs tisztában a rövid- és hosszútávú stratégiai tervekkel, egyetlen feladatát sem képes azzal a hatásfokkal végezni, amellyel részt vehet a vállalat gazdasági haszonért folytatott küzdelmében.


Az információ önmagában is jelenthet értéket, azonban egy adott vállalat szempontjából – amely gazdasági eredmény létrehozása érdekében működik - csak az üzleti haszon fokozását támogató információ és tudás jelent értéket a vállalati tudásvagyon kezelésében.

Meg kell találnunk azt a rést, amely a rendelkezésre álló és a szükséges információ között létezik - és ennek csökkentésére alkalmas szolgáltatási portfoliót, informatikai eszközöket és megoldásokat kell keresnünk.






A napjainkban divatossá vált tudásmenedzsment elméletek szétfeszítik tehát az információ menedzselés kereteit (where, what, who, when). A vállalati információszolgáltatás gyakorlatában néhány előfeltétel szükséges ahhoz, hogy az információs szakember a vállalat vezetése előtt és a stratégiai célkitűzések keretében elfoglalhassa azt a szerepet, amely szükséges a tudásmenedzselés funkcióiban való részvételhez.


A digitális ( elektronikus) könyvtár - tudáskezelői (knowledge worker)

Potenciális erősségek és gyengeségek …

A digitalizált szövegek és képek közlésének lehetősége folytán előtérbe került a tartalomszolgáltatás – háttérbe szorítva a dokumentumszolgáltatást és a bibliográfiai adatközlést. A konkrét üzleti kérdésben keresett információ igénylője eszközt keres munkája elvégzéséhez, és elvárja, hogy tájékoztassák arról, hogy a kínált megoldás miért jó, miben fog segíteni és várhatóan milyen hatással jár. Azonos tartalmú információból ily módon többféle személyre szabott megoldás előállítása lehetséges – az ismert piramiselv szerint.

Erősségeink – a KM szempontjából

stb.

Gyengeségeink…

Vállalati digitális tudásbázis és tudásmegosztás


A vállalat az elektronikus- információs- vagy tudásgazdaság feltétel- és követelményrendszerében nem érhet el jelentős eredményt, ha csak munkatársaira bízza a szükséges tudás és információ megszerzést. Fel kell készítenie alkalmazottait arra, hogy rövidebb reakció- és válaszidővel biztosítsák a felgyorsult üzleti döntések és folyamatok támogatását és végrehajtását. Feltételként elősegítik és szabályozzák a tudás- és információgyűjtést, a feldolgozás és megosztás szerepeit és színtereit, a dokumentumok digitalizálását és a megosztáshoz és használathoz szükséges kommunikációs felületet: a vállalati Intraneten működő (üzleti- és tudás-) portál alkalmazásokat.

A vállalat anyagi és humán intellektuális vagyonához mérten különböző szinten lehet megoldani a tudásmenedzselést – amely kezdődhet részfeladatok (pilot projektek) megoldásával, vagy alapvető célkitűzések teljesítésével (pl. dokumentálás, megosztás, használat) de alkalmazható a Business Intelligence (BI) vagy Competitive Intelligence (CI) szolgáltatások magas színvonalát biztosítható fejlett informatikai eszközök használata is (adattárház, adatbányászat, mesterséges intelligencia és döntéstámogató eszközök, automatikus szövegelemzés, stb.) tudásmérnökök (knowledge engineer) közreműködésével. A létező adatok, adatbázisok, adattárak, stb. meglétéről (és a használat módjáról) célszerű minimálisan egy központi meta-adatbázist építeni, amellyel mind a szükséges tájékoztatást, mind a párhuzamosságok elkerülését biztosíthatjuk.

MIT szolgáltassunk? Azonnali elérésű információkínálati piac - a tudásszervezés egyik feltétele


Az eddigi vállalati könyvtári hagyományokban főleg a külső forrásból beszerezhető dokumentum és információ volt a tárgya az információ feldolgozásnak és terjesztésnek. Ehhez viszonyítva általában igen szegényes a saját vállalatról feldolgozott, tárolt, strukturált - tehát visszakereshető – dokumentumgyűjtemény, információ és tudás. Az előírt, vagy ajánlott információ és explicitté tett tudás használata a munkavállaló részéről magasabb színvonalú szolgáltatási igényt generál, az azonnali hozzájutás igénye gazdasági indokokkal alátámasztható. A vállalati könyvtárnak vagy egyéb információszolgáltató szervezetnek a vállalat belső működéséhez és a szolgáltatásai teljesítéséhez szükséges információk és dokumentált tudásbázisok szolgáltatásohoz magas szintű technológiai igénnyel kell fellépnie az azonnali információkínálati piac megteremtése érdekében. Ezzel egyenértékű, hogy helyet kell követelnie szervezete és csapata számára a vállalati információs stratégia alakítóinak sorában.

Néhány példa a vállalati információ- és tudáskezelés digitalizálható, vagy elektronikusan kezelhető információ- és tudásbázisai kialakításának választékából:

stb.

Milyen eszközzel?

Az információs ill. tudásbázis nyilvánosságát vagy részleges nyilvánosságát biztosító integráló eszköz – a mi ajánlatunkban az OLIB7 – lehetővé teszi, hogy bármely munkatárs a vállalat Intranet felületén, vagy bármely ügyfél a vállalati - nyílt elérésű Internet, vagy az üzletfelek számára nyitott Extranet - portálon keresztül hozzájusson a vállalati információkhoz vagy a dokumentált tudásbázishoz.

A rendszer közvetlen Intranet elérést, vagy hivatkozást adhat az egyéb, nem nyilvános hozzáférésű alkalmazásokhoz (adattárház, döntéstámogatási rendszerek, pénzügyi rendszerek, marketing adatbázisok, fájlszerviz állományok, stb.)


A rendszer főbb adottságai:

stb.

A rendszer a WEB VIEW OPAC modulban egy pontos hozzáférést biztosít a felhasználók számára nemcsak a vállalat adatbázisaiban, hanem a Z39.50 kommunikációs szabvány alapján külső adatbázisokhoz is. Biztosítja a meta-adatokhoz, online adatokhoz való hozzáférést, objektumok megjelenítését, a hipertextes kapcsolatokon keresztül a böngészést.

Példa egy vállalati céginfo alkalmazásra:















Az információ és tudás értékét és szerepét elvben mindenki elismeri, azonban a költségvezérelt versenyben a költségmegvonások szervezői elsőként találják meg az információs kiadások csökkentésének forrását. A tudáskezelés, a tudásmenedzselés olyan vállalati folyamat, szervezési eszköz, amelynek fontos összetevője az információs forrás. Feltételezhető, hogy az az információs forrás, amelynek haszna, felhasználhatósága, és újrafelhasználhatósága bizonyítást nyer, már nem lesz a költségmegvonások tárgya. A szerepfelfogásokban és szerepkijelölésekben nyitott kérdések állnak előttünk (ki szolgáltassa a tartalmat, hogyan fogadtassuk el szolgáltatásunkat termékként a vállalaton belül, milyen értéket kell ennek érdekében a forrásokhoz hozzáadnunk stb.) ne nyugodjunk bele, hogy nélkülünk születnek meg a tudásalapú társadalom eredményei és stratégiái.


  1. Proceedings of the First Knowledge & Information Management Conference (KIM`99) held in Maastricht, 3-4 March 1999. = Information Services & Use 19 (1999) IOS Press.

3-6 p. : Bloom, Dennis: Skills of knowledge and information managers – are curricula up-to-date (enough?)

7-16.p.: Mackenzie Owen: Knowlede management and the information professional.

49-54. p. Nelke, Margareta: The role of the corporate library in the knowledge management process.

  1. Cushman, A. et. Al. : The knowledge management scenario: trends and directions for 1998-2003 = Gartner Group, Knowledge management, March, 18, 1999.

  2. Dunn, J./ Varno, M. : Leveraging WEB-based information system. = Information system Management, Fall, 1999. 60-69. p.

  3. Bőgel György: Tudásmenedzsment – a láthatatlan hatalom=Magyar Távközlés, 1999. (ld. Puskás Hírmondó, http://www.puskas.matav.hu

  4. Sreenivasulu, V. = The role of a digital librarian in the management of digital information systems= The Electronic Library. Vol. 18. No. 1. 2000. 12-20 p.


Horváth Zoltánné

IQSoft Rt.

Tel. : 236-6438, 6436.

horvathm@igsoft.hu



10