Dokumentum-kezelés és portál építés Microsoft platformon


Balássy György (balassy@avalon.aut.bme.hu)

Albert István (ialbert@avalon.aut.bme.hu)

Rajacsics Tamás (raja@avalon.aut.bme.hu)

Péteri Szilárd (zila@avalon.aut.bme.hu)

Dr. Charaf Hassan (hassan@avalon.aut.bme.hu)

Tartalom

Jelen cikk két technológia, a web portál építés és a dokumentum kezelés ötvözésének lehetõségeit mutatja be. Áttekintjük, mik a legfontosabb elemei és szolgáltatásai a két területnek, valamint hogy miért van jogosultsága a két technológia összeházasításának. Ezek után megvizsgáljuk a rendelkezésre álló portál építési és dokumentum-kezelési technológiákat, szempontokat adva a számos lehetõség közötti választáshoz.

Bevezetés

A számítástechnika egyike azon tudományágaknak, melyeket megfelelõ szakirodalom nélkül igencsak nehéz mûvelni. Nem lehet leülni egy számítógép elé, és pusztán a józan ész alapján programokat írni.

Ezt mára a szoftvergyártók felismerték és bõségesen ellátják forrásanyagokkal a szoftverfejlesztõket. Néhány évvel ezelõtt ezek a forrásanyagok még vastag könyveket és specifikációs leírásokat jelentettek volna, mára azonban természetes, hogy elektronikus formában jutnak el az olvasókhoz. Elektronikus formában kiadványt készíteni viszonylag egyszerû, nem is meglepõ, hogy gomba módra szaporodnak az írások. Nagyon gyakran felmerül az a probléma, hogy a sok dokumentum között nehezen találjuk meg azt, amit keresünk, ami nagyon megnehezíti és lelassítja a fejlesztõk munkáját.

A Budapesti Mûszaki Egyetem Automatizálási és Alkalmazott Informatikai Tanszékén sor került egy Web portál megtervezésére és megvalósítására, melynek elsõdleges feladata fejlesztõi segédanyagok és dokumentumok publikálása. A projekt, amely a Fejlesztõi Portál nevet kapta, 2001. szeptemberében került átadásra és bárki számára elérhetõ a http://www.developer.hu Web címen.

Ebben a cikkben a tervezésrõl, a megvalósítás lépéseirõl és a megvalósítás során felmerült legfontosabb problémákról lesz szó. A tervezés során végiggondolt megfontolások és a felhasznált portálépítési technológiák miatt a projekt nagy része teljesen általános, csupán a konkrét megvalósítás programozása projektfüggõ. Éppen ezért a dokumentum mindazok számára hasznos lehet, akik a közeljövõben Webes portál kialakításával kívánnak foglalkozni.

Mit jelent a Web portál és miért hasznos?

A portál egy olyan interaktív Web kikötõ, melynek tartalma egy téma körül csoportosul, rendszerezett tartalma gyakorta frissül és a felhasználók a saját igényeiknek megfelelõen bizonyos fokig testre szabhatják.

Egy ideális portálon a felhasználók jól rendszerezve találják meg az adott területre vonatkozó információkat, lehetõség szerint a mindent egy helyen elvet követve. Ha olyan problémával keresi meg a portált, amivel kapcsolatban még ott nem publikáltak dokumentumot, benézhet a fórumokba, ahol a sok tag közül jó eséllyel akad valaki, aki meg tudja válaszolni a kérdését. Mindezeknek köszönhetõen egy portál egyike azon Web kikötõknek, ahová a felhasználói rendszeresen visszajárnak, egy adott szakterületrõl kifejtik véleményüket.

A portál készítõinek is hasznuk származik a szolgáltatásból. Egy jól mûködõ portál ugyanis vonzza a tömegeket, emiatt vonzza a hirdetõket is. Semmi akadálya nincs annak, hogy a portálon hirdetések jelenjenek meg, ami közvetlen anyagi bevételt jelent az üzemeltetõnek. Szakmai téren az üzemeltetõ is sokat tanulhat a portálon folyó szakmai párbeszédekbõl, vitákból.

Szolgáltatások a portálokon

A tervezés során megvizsgáltuk, mik azok a legfontosabb szolgáltatások, amelyek általában megtalálhatóak a portálokon. Mivel ezek általános, elterjedt szolgáltatások, célszerû az általunk elkészített portálon is megvalósítani õket, hiszen a felhasználók hozzá vannak szokva ezek használatához.

A felhasználók a portál szolgáltatásait csak regisztráció után vehetik igénybe. A regisztrációs kérdõíven a felhasználók az elérhetõségi adataikon kívül szakmai adatokat is megadnak magukról, ami lehetõvé teszi, hogy minden felhasználó számára személyre szóló, testre szabott portál oldalak jelenjenek meg.

A portálon publikált információk között keresni még gyakorlott felhasználóknak sem egyszerû; ezt a tevékenységet segíti egy keresõ szolgáltatás.

A portálon az információk dokumentumok, hírek, cikkek formájában jelennek meg. Ezeket célszerû rendezett formában, például kategóriákba sorolva publikálni, ezzel ugyanis a felhasználók eligazodását segíthetjük.

A fórumok az elektronikus eszmecsere helyszínei, ahol témákba szervezve folyik a „társalgás”. A fórumoknak köszönhetõen a portál egy közösséget alakít ki maga körül az azonos érdeklõdésû felhasználókból. Jó társaság esetén a felhasználók szívesen látogatnak vissza, mert itt hasonló emberekkel „találkozhatnak”, akikkel megoszthatják gondolataikat, akik segítenek problémáik megoldásában. Ez az a társaság a portálok népszerûségének egyik titka.

A felhasználók visszajelzéseket küldhetnek a portál készítõinek. Erre szolgálhat egy publikus e-mail cím vagy napjainkban egyre elterjedtebbek a vendégkönyvek, ahová a felhasználók a portálról alkotott véleményüket írhatják.

Melyek az elvárt dokumentum-kezelési szolgáltatások?

A legfontosabb, hogy különbözõ típusú, formátumú és belsõ szerkezetû dokumentumokat kell tudnunk tárolni a dokumentumtárban. A dokumentumokat tudnunk kell rendszereznünk, a rendszerezésre pedig legjobban a hierarchikus konténer megoldások váltak be.

A tárolás mellett adatbázis szinten kell biztosítani a keresési szolgáltatásokat is, mégpedig dokumentumokra optimalizált keresési algoritmusokkal. Hogy a felhasználók egyszerûbben hozzájuthassanak a számukra fontos írásokhoz, az õket érdeklõ témában születõ új cikkekrõl érdemes számukra e-mailben értesítést küldeni.

A dokumentumtárnak már a dokumentumok megszületését is támogatnia kell, mégpedig a szerkesztési szolgáltatásokkal. Biztosítania kell dokumentumok közös szerkesztésének lehetõségét, illetve hogy az elkészült írások megfelelõ jóváhagyási útvonalat végigjárva automatikusan publikálásra kerüljenek a portálon.

Adatbázis szinten célszerû implementálni a biztonsági szinteket is, azaz annak szabályozását, hogy az egyes dokumentumokhoz mely felhasználók és milyen jogosultságokkal férhetnek hozzá. A dokumentumtárnak kell elbírálnia, hogy egy adott felhasználó módosíthat-e egy dokumentumot vagy csak olvashatja.

Az üzemeltetés szempontjából nagyon lényeges adminisztrátori szolgáltatásokat (pl. archiválás, mentés, visszatöltés) is a dokumentumtár szintjén érdemes implementálni.

Dokumentum-kezelés Web portálokon

A dokumentumtárak egyik legfontosabb jellemzõje, hogy a felhasználók széles köre számára bármikor, bárhonnan, egyszerûen elérhetõk. Ezeknek a feltételeknek nem könnyû megfelelni, az Internet azonban mégis ilyen. Ha a dokumentum-kezeléshez kapcsolódó összes szolgáltatást webes felületen keresztül tesszük elérhetõvé, jelentõsen megkönnyítjük a felhasználók munkáját, mert egy helyen, ismert környezetben, minden olyan feladatot el tudnak végezni, ami a dokumentumokhoz kapcsolódik.

Portálépítési technológiák

Az igények felmérése után következett a rendelkezésre álló portálépítési technológiák szemügyre vétele. Ki kellett választanunk azt a terméket illetve technológiát, melynek segítségével a legegyszerûbben és leggyorsabban tudjuk megvalósítani a kívánt szolgáltatásokat.

Alapvetõen két lehetõség közül választhattunk: vagy felhasználunk egy már létezõ portálépítési eszközt vagy az egyszerû Webes megjelenítési technológiák segítségével az alapoktól kezdve építjük fel a Fejlesztõi Portált. Mindkét megoldás számos elõnnyel és hátránnyal bír.

Ha technológiát választunk, általában nagyobb a szabadságunk, viszont több munkát igényel a megvalósítás. Ezen a téren Microsoft platformon leginkább az Active Server Pages (ASP) vagy a legújabb ASP.NET technológia áll rendelkezésre.

Másik lehetõség a portálépítõ szoftverek arzenáljából egyet választani. Ebben az esetben általában kevesebb programozással tudunk valamiféle portált elkészíteni. Könnyen lehet azonban, hogy olyan szolgáltatásokra is szükségünk van, amelyek nem találhatók meg készen az adott termékben, sõt ezek egyéni implementálását sem teszi lehetõvé a termék. A megvalósítás következõ lépése az volt, hogy megvizsgáltuk, mire képesek az egyes termékek, hogyan tudjuk ezek szolgáltatásait kombinálni és ami a legfontosabb: melyiket válasszuk?

Microsoft alapú portál szoftverek

SharePoint Team Services

Már a termék nevében is benne van, hogy az STS elsõsorban a csoportmunka támogatására született, ezzel kapcsolatos szolgáltatásokat tartalmaz készen. Sajnos ezek testre szabása csak elég korlátozottan lehetséges, ha pedig szolgáltatásokkal kívánjuk bõvíteni a Portálunkat, akkor már igen komoly nehézségbe ütközünk.

Bár nagyon hasznos szolgáltatásokat találunk az STS-ben, nagyon fontos szolgáltatások vagy nincsenek meg, vagy nem elégségesek. Nagyon lényeges egy dokumentum alapú portál esetén a keresés biztosítása, márpedig ezen a téren az STS nem a legjobb választás.

Mindezek alapján megállapíthatjuk, hogy a SharePoint Team Services nagyon jó választás nem túl nagy vállalatokon belül a fejlesztõi csoportok munkájának összehangolására. Nem javasolnám azonban a teljes gyári szolgáltatás választék használatát egy nagy teljesítményû Internetes portálon.

Content Management Server 2001

A Content Management Server (CMS) megalkotóinak célja olyan szoftver létrehozása volt, amely elsõsorban nagyvállalatok üzletmenetének Webes megjelenését könnyíti meg. Ebbõl következõen leginkább profitorientált, üzleti web oldalak kialakítására optimális.

A Content Management Servert megvizsgálva arra jutottunk, hogy nagyon jó termék, nagyon sok szolgáltatást tartalmaz, melyeknek csak töredékére van szükségünk. A sok szolgáltatás viszont komoly infrastruktúrát igényel (erõs hardver, SQL Server jelenléte stb.).

SharePoint Portal Server 2001

A SharePoint Portal Server 2001 (SPS) a Microsoft dokumentumkezelõ megoldása.

Mikor végignéztük, hogy milyen szolgáltatásokkal bír az SPS, azt tapasztaltuk, hogy a szolgáltatások terén nagyon megfelel az elvárásoknak. Webes megjelenést biztosít, egyszerûen bõvíthetõ a felhasználó felülete, könnyen programozható, honosítható, messze menõkig támogatja a dokumentum-kezelést stb. Lényeges, hogy az SPS a megjelenítésre a Digital Dashboard technológiát használja, ami nagyon jól kézben tartható felületet biztosít.

Ezek alapján úgy döntöttünk, hogy a Fejlesztõi Portál kialakításához a Microsoft SharePoint Portal Server 2001 technológiáját fogjuk felhasználni.

A Fejlesztõi Portál architektúrája

A Fejlesztõi Portál architektúrális felépítése a ma már tipikusnak mondható három rétegû rendszer architektúráját követi. Nézzük meg mindhárom réteget egy kicsit részletesebben.

A dokumentum-tároló rendszer

A dokumentumok tárolását egy erre a feladatra optimalizált adatbázis kezelõ motorra, az Extensible Storage Engine-re (ESE) bíztuk. A motor szolgáltatásai közé tartozik, hogy automatikusan elvégzi a dokumentumok tartalmának indexelését, ami az általa ismert formátumok esetén a dokumentumokon belüli keresést is jelent. Nagyon fontos, hogy az adatbázis motor szintjén történik a jogosultságok felügyelete.

Látható, hogy a legfontosabb és leginkább erõforrás igényes feladatok a Portál szerkezetében egészen mélyen, az adatbázis rétegében találhatóak.

Az üzleti logika rétege

A középsõ réteg az üzleti logika rétege. Ennek a rétegnek elsõdleges feladata, hogy a kért információkat kiolvassa az adatbázisból és a megjelenítési réteg rendelkezésére bocsássa. Az adatbázis elérése a Web Storage System WebDAV felületén keresztül történik XML formátumban Active Server Pages (ASP) oldalak segítségével.

A megjelenítési réteg

A megjelenítési rétegben a Digital Dashboard technológiát használtuk fel. A Digital Dashboard tulajdonképpen egy ASP alapú keretrendszer, amely a kimenetén böngészõben megjeleníthetõ HTML oldalakat generál.

A dolog rendkívüli elõnye a moduláris felépítés. Mivel a Webkijelzõk teljesen függetlenek egymástól, a rendszer fokozatosan bõvíthetõ, a fejlesztés inkrementális.


Látható, hogy mindhárom réteg szabványos megoldásokon alapul és szabványos interfészeken keresztül kommunikál egymással. Lényeges szerepet kap a megvalósításban a közeljövõben várhatóan robbanásszerûen elterjedõ WebDAV és XML technológiák.

Összegzés

A Fejlesztõi Portál, nem kis munka árán, végül 2001. szeptemberében átadásra került. Külön meghirdetésre került a magyarországi fejlesztõi közösség részére, aminek eredményeként egy hónap alatt közel 1000 felhasználó regisztrálta magát.

A Portál kifejlesztése nem volt egyszerû feladat, a munka során több problémába ütköztünk, mint amire eredetileg számítottunk. Ennek ellenére az akadályokat sikerrel vettük, a legfontosabb problémákat sikerült megoldanunk. A felhasználói visszajelzés alapján azt tapasztaljuk, hogy jó koncepciót alkottunk meg és a jelenlegi szolgáltatásoknak is nagy hasznát veszik a Microsoft technológiákat használó szoftver fejlesztõk.

A Portál természetesen folyamatos karbantartást igényel, a kiszolgálót nem elég elkészíteni és átadni, hanem üzemeltetni kell. A kifejlesztett adminisztrációs eszközök segítségével a rendszergazda munkája bár egyszerûsödött, mégsem nélkülözhetõ. Az operációs rendszer naplófájljaiból kiolvasható, hogy naponta érkezik vírus és hacker támadás a szerver ellen, aminek a Portál sikerrel ellenáll. A koordinátori szerep is nagyon fontos, hiszen a Portálra folyamatosan új tartalmat kell feltölteni, ezzel biztosítható csak, hogy a felhasználók visszalátogassanak. Ez a munka is megszakítás nélkül folyik. Bátran állíthatjuk, hogy a Fejlesztõi Portál napról napra több információval és újabb szolgáltatásokkal látja el a szoftver fejlesztõket.

Bízunk benne, hogy ezzel a dolgozattal sikerült bemutatni, a SharePoint Portal Server és Active Server Pages technológia megfelelõ tervezési koncepcióra építve kiválóan alkalmas Web portálok kialakítására. Minden Microsoft technológiát használó szoftverfejlesztõnek javasoljuk, hogy látogasson el a http://www.developer.hu Web címre, ahol biztosan talál az érdeklõdési területének megfelelõ dokumentumokat.

Bibliográfia

A felhasznált technológiákkal kapcsolatban gyakorlatilag nem áll rendelkezésre nyomtatott segédanyag, ezért szinte kizárólag elektronikus dokumentumokat használtunk a fejlesztés során. A dokumentumok elérhetõk a Fejlesztõi Portálról vagy a Microsoft honlapjáról (http://www.microsoft.com).

7