Nyolc könyvtár közös adatbázis építésének
tapasztalatai
Burmeister
Erzsébet, erzsi@marki.lib.uni-miskolc.hu
Miskolci
Egyetem, Könyvtár, Levéltár, Múzeum
Gubán
Sándorné, ilona@szef.u-szeged.hu
SZTE
SZÉF Könyvtára, Szeged
Kiss
Andrea, konpinty@uni-miskolc.hu
Miskolci
Egyetem, Könyvtár, Levéltár, Múzeum
Bevezetés
A Miskolci Egyetem
Könyvtár, Levéltár, Múzeum munkatársai 2002 elején a NKÖM (Nemzeti Kulturális Örökség
Minisztériuma) 2001-es pályázatának támogatásával tartalomjegyzék adatbázist hoztak
létre három népszerű szabad felhasználású szoftver (Apache webszerver,
MySQL relációs adatbázis-kezelő és PHP HTML-be ágyazható programozási
nyelv) segítségével, melyben 15 magyar kiadású műszaki és
természettudományi folyóirat tartalomjegyzékét dolgozták fel 10 évre
visszamenőleg. Az első pályázat után 2002-ben újabb NKÖM támogatás
révén a szolgáltatás fejlesztése és az adatbázis építése folytatódott, immár 8
résztvevő könyvtár konzorciumában.
Magyarországon ez az
első olyan tartalomjegyzék szolgáltatás, amely nemcsak a folyóirat számok
tartalomjegyzékének böngészését, hanem a szerző és/vagy a címben levő
szavak szerinti keresést is lehetővé teszi. Adott szerzőre vagy
kulcsszóra való keresés során megjelennek a cikkek és a folyóiratok
legfontosabb adatai (max. 5 szerző, cikkcím, a folyóirat címe, ISSN száma,
megjelenési év, számozási adatok, oldalszám) és ha a cikk teljes szövege
valahol megtalálható az interneten, akkor ugrópont vezet a teljes szöveghez.
1. ábra. A szoláltatás honlapja: www.matarka.hu
Az előadás egyrészt ismerteti a szolgáltatás
legújabb fejleményeit és fejlesztéseit, másrészt összefoglalja az elmúlt évben
megvalósított könyvtári együttműködés tapasztalatait a szervező
könyvtár és egy résztvevő könyvtár szemszögéből.
I. A szolgáltatással kapcsolatos legújabb fejlemények
és fejlesztések
Domain név: A szolgáltatáshoz domain nevet igényeltünk, amely február
elejétől él. A név: MATARKA: MAgyar folyóiratok TARtalomjegyzékeinek
Kereshető Adatbázisa. A teljes URL: www.matarka.hu. A domain
név nagy segítséget jelent a megismertetésben, mert könnyen megjegyezhető,
az URL-t még a kedvencek listájába sem szükséges feltétlenül felvenni. A
KATALIST-en február közepén jelent meg a híradás a szolgáltatásról, ezzel
egyidejűleg egy számlálót is beillesztettünk a honlapra, amely napi
100-120 látogatót jelez. Ezt jó eredménynek tartjuk, hiszen a MATARKA még nem
jelent meg nagy internetes szolgáltatók portáljain ugrópontként.
Jelszavas belépés: Mivel az adatbázisba való íráshoz elég az internetes
kapcsolat, és az ehhez szükséges URL kikerült intézményünk falai közül, hogy
több könyvtár dolgozhasson egyidejűleg az adatbázisba, szükséges volt
mindegyik intézménynek külön jelszavas belépést biztosítani.
Számláló: A MATARKA kezdő oldalán figyeljük, hogy hányan és honnan keresik
fel szolgáltatásunkat.
Külső megjelenés: A változásokra egyrészt a megjeleníteni kívánt adatok
bővülése miatt volt szükség, másrészt így kényelmesebb a használat, és
gyorsabban végrehajthatók az esetleges későbbi változtatások is. A
kezdőlapon feltüntettük a közreműködő könyvtárak nevét,
természetesen ugrópontot képezve saját honlapukra. Most már megtalálható egy
e-mail cím is itt, ahová a szolgáltatással kapcsolatos észrevételeket,
véleményeket várjuk.
Összetett keresés bővülése: Lehetővé tettük, hogy évszám ill.
szakterület szerint szűkíthető legyen a keresés.
Böngészés bővülése: Eddig csak a feldolgozott folyóiratok teljes, abc
rendben lévő listájában lehetett böngészni. A feldolgozott folyóiratok
száma azonban annyira megnőtt, hogy nehézkessé vált a keresés. Azért a
teljes lista mellett kezdőbetűnkénti külön listákat hoztunk létre,
valamint az egyes szakterületekhez tartozó folyóiratok listája is
megjeleníthető külön-külön.
Teljes szöveges elérés: A cikk címek mellett ugrópont található, ha az teljes
szövegesen elérhető az interneten. Egyes esetekben azonban nem tudtunk
közvetlenül a cikkre mutató linket tenni, mert az adott folyóirat minden cikke
esetében csak egy kezdő oldal URL-je állapítható meg, ahonnan kiindulva
megkereshető az adott cikk szövege. Ilyen esetekben a folyóirat címéhez
kapcsoltuk az ugrópontot. Mindig feltüntettük, hogy a teljes szöveg HTML vagy
PDF formátumban érhető-e el.
Találati halmaz idő szerint rendezve. Mind a keresésben, mind a tallózásban a
találatok a legújabb számtól kezdve jelennek meg időben visszafelé.
II. Tapasztalatok a projektszervező könyvtár
szemszögéből
2002-ben a NKÖM az országos elektronikus
tartalomszolgáltatás fejlesztésére írt ki pályázatot és az elbírálásnál
előnyben kívánta részesíteni a könyvtári együttműködéseket. Ezért
arra gondoltunk, hogy kilépünk a könyvtárunk 4 fala közül, és partnereket
keresünk az adatbevitelhez. Ezt az is indokolta, hogy a mi folyóirat-állományunk
is véges és a folyóiratok számát és témakörét is szerettük volna kiterjeszteni.
A KATALIST könyvtári levelező listán felhívást tettünk közzé és sokan
jelentkeztek. Egy hét csak levelezéssel és koordinálással telt el. Egyeztetni
kellett a folyóiratlistákat, hogy ne legyen egybeesés és minden
jelentkezőnek be kellett mutatni az elképzeléseket. Végül is 8 könyvtár
gyűlt össze, akik vállalták, hogy résztvevőnként 10.000 címet
bevisznek az adatbázisba (egész pontosan két könyvtár ennél kevesebb címet
vállalt). Beadtuk a pályázatot és nyertünk. A legmagasabb támogatást kapók közé
kerültünk, de ennek ellenére nem kaptuk meg a teljes pályázott összeget. Ezért
a folyóiratok és a címek számát is arányosan csökkentettük.
Október 9-én tartottunk egy találkozót Budapesten,
ahová a résztvevő könyvtárak mind nehézség nélkül el tudtak jönni, ugyanis
szó szerint az ország minden csücskéből jött össze a konzorcium
(Nyíregyháza, Szeged, Szombathely):
-
Berzsenyi Dániel Főiskola Központi Könyvtára (Szombathely)
-
Budapest Főváros Levéltára (Budapest)
-
Márton Áron Szakkollégium (Budapest)
-
Miskolci Egyetem Könyvtár, Levéltár, Múzeum
(Miskolc)
-
MTA Nyelvtudományi Intézet (Budapest)
-
Nyíregyházi
Főiskola (Budapest)
-
SZTE Szegedi
Élelmiszeripari Főiskolai Kar Könyvtára (Szeged)
-
Váti Magyar Regionális Fejlesztési És Urbanisztikai Közhasznú Társaság
könyvtára (Budapest)
A találkozón megismerkedhettünk egymással személyesen
is a sok e-mail váltás után. Megismételtük az Informatika a
felsőoktatásban konferencián 2002. augusztusában Debrecenben elhangzott 'Tartalomjegyzék
szolgáltatás MYSQL és PHP segítségével' című előadásunkat, és
megtárgyaltuk az előzetesen e-mailben kiküldött „Feldolgozási szabályok”
és „Útmutató” elnevezésű, általunk kidolgozott segédanyagokat.
Természetesen élőben bejelentkeztünk az adatbázisba és egy helyben
kiválasztott folyóirat két-három címén keresztül bemutattuk a feldolgozás
menetét a teszt adatbázisunkban. Sok kérdés felmerült egyrészt az
adatbevitellel kapcsolatban, másrészt javaslatok hangzottak el a fejlesztésekre
vonatkozóan, mit lehetne változtatni, stb.
A résztvevő
könyvtárak mindegyike jelszót kapott a teszt adatbázisba, hogy egy héten
keresztül gyakorolhassanak, megismerkedhessenek a bevitellel, és problémás
esetekben kérdéseket tehessenek fel. Ez hasznosnak bizonyult, mert rögtön kibuktak
a találkozón még fel nem merült nehézségek, hiszen munka közben szerez
tapasztalatokat igazán az ember.
A gyakorló hét eltelte
után minden könyvtár megkapta azt az URL-t, amellyel már az éles adatbázisban
kezdhette el a munkát. Az első két-három hétben alaposabban figyeltük az
adatbevitelt, hogy mindenki betartja-e a feldolgozási szabályokat és e-maileket
váltottunk a még nem világos esetek tisztázására és az elkövetett hibákra
felhívtuk a figyelmet. Talán összesen 1-2 telefonbeszélgetésre került sor, a
kapcsolattartás e-mailen keresztül zajlott.
Az októbertől márciusig tartó együttműködés
bebizonyította, hogy komoly munkát lehet végezni az internet eszközeivel,
melyet a legjobban a statisztika adatok bizonyítanak (2003. február 25.: 97
folyóirat, 67783 cím, 24498 szerző, 3553 ugrópont teljes szövegre).
Az e-mail-en való kapcsolattartásnak azonban van egy
hátránya. Amikor egy könyvtárból segítséget kértek egy-egy problémás esettel
kapcsolatban, vakon, magát a folyóiratot nem látva, csupán a leírás alapján
kellett segítséget adni. Ez így nem csak nehéz, hanem sohasem lehettünk benne
biztosak, hogy valóban jó tanácsot adtunk-e. Épp ezért rájöttünk, hogy a feldolgozáshoz
elkészített és használt útmutatónk talán túl részletes is volt, nagyobb
szabadságot kell adni a bevitelt végző kollégáknak, hisz igazából az tudja
az adott problémát átlátni, aki kezében tartja a konkrét folyóiratot. Inkább
irányelveket kell megadni, rögzítenünk kell, hogy mi a szolgáltatás célja, és
az e cél érdekében legmegfelelőbb megoldást kell választani akkor is, ha
ez az egységesség rovására megy. Az egységesség megtartása egyébként is
lehetetlen, mivel a folyóiratok sem egységesek, másrészt az adatbázis nem csak
kézi bevitellel bővül, hanem konvertálással is, amelynek során csupán a
kapott anyagból tudunk dolgozni, az pedig gyakran nem teljesen megfelelő
(pl. csak a kezdő oldalszámok vannak feltüntetve).
III. Tapasztalatok egy résztvevő
könyvtár, a Szegedi Tudományegyetem Szegedi Élelmiszeripari Főiskolai Kar
Könyvtára szemszögéből
Ma már a SZÉF Könyvtárában nem a hagyományos
módszerrel kezd hozzá az irodalmazáshoz az olvasó (oktató, hallgató), hanem a
MATARKA alapján keres a magyar nyelvű szakirodalomban. Ebben rejlik a
„nyolc könyvtár” munkájának a lényege.
A 90-es évek végén
született egy ötlet a Szegedi Élelmiszeripari Főiskolai Kar Könyvtárában,
hogy az élelmiszeripari folyóirataink tartalomjegyzékeit elérhetővé
tesszük a könyvtári honlapon keresztül.
A célunk kettős volt:
· szerettük volna biztosítani az oktatók
számára, hogy - anélkül, hogy bejönnének a könyvtárba -, figyelemmel
kísérhessék az őket érdeklő szakfolyóiratok legújabb számában
megjelenő cikkeket, illetve
· a könyvtári szolgáltatás egyik jelentős
szegmentének, a másolatszolgáltatásnak a hatékonyságát kívántuk növelni.
Elképzelésünk az volt, hogy a tartalomjegyzék alapján
közvetlenül lehessen kérni cikkmásolatot, vagyis a cikk oldalszámára kattintva
a monitoron betöltődő igénylőlap kitöltése után, egyetlen
gombnyomással a Könyvtár postafiókjába került volna a másolatkérés. Ezek után
az olvasó a kért folyóiratcikket a jól bejáratot formában kapta volna kézhez.
Az elképzelés azonban torzó maradt. Egyetlen folyóirat
(a Konzervújság) néhány száma került feldolgozásra, a miértre egy szomorú
történet volna a válasz. Nem véletlen tehát, hogy az elsők között voltunk,
akik a Miskolci Egyetem Könyvtárának felhívására készek voltunk az
együttműködésre, s mint konzorciumi tagok vállaltuk a feladatot.
Nem volt nehéz dolgunk, hiszen egységes elvek alapján
kezdtük a munkát. A menetközben jelentkező problémákat, mint pl.: a hosszú
cikkcímek kérdését, szinte egyik óráról a másikra sikerült megoldani, hiszen az
elektronikus levelezés korában, ez nem is lehetett kétséges. Ehhez
természetesen valamennyiünk együttgondolkodására volt szükség, s a konzorciumot
koordináló könyvtár azon munkatársaira, akik szívükön viselik a tartalomszolgáltatás
ügyét. Nekik már volt tapasztalatuk, s megosztották velünk.
A mi feladatunk pedig az volt, hogy az általunk
megjelölt, (elsősorban élelmiszer-ipari) folyóiratok évfolyamait, 10 évre
visszamenőleg feltárjuk. Ettől csak egy-két esetben tértünk el, mint
pl. a „A hús” című folyóirat esetében, aminek mind a tizenkét évfolyama
feldolgozásra került.
A feldolgozásnál az volt a logikus, hogy a legfrissebb
számok kerüljenek először feltárásra, majd ezt követően, retrospektív
a többi. Menetközben mi Szegeden annyiban módosítottuk a feltárás menetét, hogy
először mindegyik folyóiratnak három évfolyamát vittük fel, majd ezt
követően visszatértünk a többi szám adatainak felvitelére.
Ez a döntés nem véletlenül született. A felvitt adatok
online épültek be az adatbázisba, vagyis a legfrissebb szakirodalom azonnal
elérhetővé vált, ezért - szinte párhuzamosan a munkával -, kiajánlható
volt az olvasók számára.
Először csak a 2000-2002 évi cikkanyag állt az
olvasók rendelkezésére, vagyis a legfrissebb szakirodalom, s ahogy haladtunk a
feldolgozásban, egyre több információ halmozódott fel, az elérésük ugyanakkor
leegyszerűsödött a felhasználók számára.
A hallgató, eddig, ha egy feladat kapcsán végiglapozta
azt a folyóiratot, amit a könyvtáros ajánlott, vagy amit már korábbról is
ismert, meglehet, hogy belefáradt a kutatásba még mielőtt rábukkant volna
arra a cikkre, amire valóban szüksége lett volna.
Ha, mondjuk, most keres szakirodalmat, pl.: az
élelmiszerbiztonságra vonatkozó cikkeket kell kigyűjtenie egy hallgatónak,
már nem a hagyományos módszerrel kezd hozzá az irodalmazáshoz, hanem a MATARKA
alapján keres. E nélkül valószínű, hogy csak az Élelmezés ipar c.
folyóiratot venné kézbe, holott e folyóiraton kívül olvashat a Marketing és
menedzsment, a Magyar tudomány, a Konzervújság, A falu c. folyóiratokban is a témáról,
összesen 25 cikket.
Vagy, hogy egy másik példát is említsek. Egy
vállalkozó-menedzser szakos hallgató az „EU csatlakozás” témakörben 80 cikket
talál. Ez az adathalmaz az elmúlt 10 év cikkeinek számát jelenti, 29 folyóirat
- a MATARKA folyóiratanyagából - más-más aspektusból foglalkozik a témával. Ha
csak az utolsó három év anyagát tekintjük át, még mindig 27 cikket kell
átnéznie, de akkor már tudja melyik folyóirat, melyik évfolyamának, melyik
számában, és annak hányadik oldalán található a keresett cikk. Csak mellesleg jegyzem
meg, hogy a 29 folyóiratból csak 7 folyóirat jár a SZÉF Könyvtárába.
S itt rejlik a „nyolc könyvtár” munkájának a lényege.
„Milyen nagyszerű, hogy ilyen egyszerű” -
fogalmazott az egyik hallgató miután megismerte e tartalomszolgáltatás
lényegét, mint új könyvtári szolgáltatást. Egyszerűen nagyszerű -
mondom én -, hogy a könyvtár a számítógép, - mint eszköz segítségével -
minőségében újat tud nyújtani a könyvtári szolgáltatás terén.
Munkánk eredményét naponta láttuk, ami pozitívan
befolyásolt bennünket. S mivel a könyvtári létszám nem tette lehetővé,
(gondolom ezzel nem voltunk egyedül) hogy csak erre a munkára néhány
könyvtárost ráállítsunk, maradt a könyvtáros-társadalomra egyébként is
jellemző szívós, kitartó munka (munkaidő után), hogy a kért határidőt
se tévesszük szem elől.
Szívesen ültünk le a gép elé, mert amikor beírtuk a
jelszavunkat, olyan képernyő fogadott bennünket, amelyen a miskolci
kollegák jó munkát kívántak arra a napra az adatbázis építéshez. Nem is hiszik,
milyen pluszt adott ez valamennyiünknek, -megszívlelendő - módszer volna
máshol is.
Összegzésül: bízom benne, hogy ez a közös munka nem zárul le 2003 évvel.
Szükség lenne a folytatásra. S a „hogyan tovább”-ra, már vannak
elképzeléseink.
IV. További tervek:
- A jelszavas belépés
átalakítása biztonságosabbá és könnyebben kezelhetővé tétele.
- Beviteli űrlapjaink kezelése is nehézkessé vált a megnövekedett
folyóirat mennyiség miatt, ezért kisebb változtatás is várható a könnyebb
használat érdekében.
- Szeretnénk megoldani, hogy a túl hosszú találati listák kisebb
egységekben, pl. tízesével is megjeleníthetők legyenek.
- A kézi bevitel részleges leváltása érdekében a folyóiratokat
közreadókkal szeretnénk kapcsolatokat kiépíteni, hogy ők küldjék el már
számítógépes formában a tartalomjegyzékeiket, hogy azokat már csak konvertálni
kelljen.
- Reméljük azt is, hogy nyílnak még pályázati lehetőségek, mert a
munkát semmiképp nem szeretnénk abbahagyni, hisz a visszajelzések és a
statisztikák azt mutatják, hogy hasznos ez a szolgáltatás.